Consecutivos frágiles
Números duplicados o administrados a mano en hojas de cálculo.
Gestión documental y seguimiento contractual
Cada oficio, respuesta y asunto contractual bajo control.
Centralice la radicación, el seguimiento, las evidencias y los pendientes de sus comunicaciones administrativas y contractuales en una sola plataforma.
Para contratos públicos y privados.
Diseñado para equipos jurídicos, administrativos, técnicos, de correspondencia, supervisión e interventoría.
El problema
Cuando el seguimiento depende de Excel, correos y memoria, el riesgo aumenta.
Oficios sin seguimiento
Se envían, pero nadie vigila el estado posterior ni el cierre.
Requerimientos ocultos
Mensajes críticos permanecen en la bandeja sin radicarse.
Evidencia dispersa
PDF, correos, chats y carpetas personales sin un solo rastro.
Dependencia individual
Respuestas y plazos viven en la memoria de una sola persona.
Trazabilidad débil
Dificultad para demostrar quién actuó, cuándo y con qué soporte.
RadyTrack Systems convierte cada comunicación en un registro trazable, con documentos, estados, responsables, historial y evidencia asociados.
La solución
Tres pilares para claridad, control y trazabilidad
RadyTrack Systems centraliza la radicación, el seguimiento, las evidencias y los pendientes de las comunicaciones administrativas y contractuales de su organización.
Radicar y organizar
Control de consecutivos, sellos, proyectos, contratos y expedientes.
Dar seguimiento
Estados, responsables, comunicaciones relacionadas, respuestas y asuntos pendientes.
Conservar evidencia
Documentos PDF, correos EML, historial, auditoría e integridad documental.
Versiones
Dos versiones para dos niveles de necesidad.
Productos relacionados bajo la misma marca, con licencias comercialmente independientes.
RadyTrack Systems V1
Gestión de oficios y evidencia documental
Para organizaciones que necesitan controlar la numeración, conocer el estado de cada oficio y conservar sus soportes en un solo lugar.
- Numeración consecutiva de oficios
- Sellos de radicación con identidad de la organización
- Estados e historial
- Legalización con PDF y correo EML
- Asociación de la evidencia al radicado
- Verificación de integridad documental
- Seguimiento de apertura como función adicional o según el plan contratado
- Instancia y dominio propios cuando se contraten
Pregunta que responde
¿Qué número lleva, en qué estado se encuentra y dónde está la evidencia?
Conocer RadyTrack V1
RadyTrack Systems V2
Seguimiento contractual y control preventivo
Para organizaciones que necesitan controlar múltiples asuntos dentro de un contrato, relacionar comunicaciones de entrada y salida y actuar sobre pendientes antes de que escalen.
- Organización por proyecto o contrato
- Múltiples expedientes o asuntos dentro del contrato
- Oficios enviados, recibidos y documentos internos
- Integración con cuentas de correo, según condiciones del producto
- Propuestas de relación entre correos y oficios
- Confirmación humana antes de radicar
- Panel de asuntos pendientes y seguimiento de cierres
- Roles, permisos e historial de auditoría
Pregunta que responde
¿Qué asunto del contrato está pendiente, qué se respondió y quién debe actuar?
Conocer RadyTrack V2
Relación entre licencias: V1 y V2 son licencias independientes. La elección depende del problema que la organización necesita resolver. La V2 no debe presentarse como una actualización automática de la V1.
Comparar V1 y V2
¿Qué incluye cada versión?
| Capacidad | V1 | V2 |
|---|---|---|
| Numeración de oficios | Sí | Sí |
| Estados e historial | Sí | Sí |
| Evidencia PDF y EML | Sí | Sí |
| Integridad documental | Sí | Sí |
| Seguimiento de apertura | Adicional / según plan | Disponible en el flujo |
| Gestión por proyecto o contrato | Enfoque de oficios | Sí |
| Expedientes por asunto | No (enfoque V1) | Sí |
| Comunicaciones recibidas | No como módulo central | Sí |
| Documentos internos | No como módulo central | Sí |
| Conexión con correo | No | Sí, según condiciones |
| Sugerencia de relaciones | No | Sí |
| Alertas / panel de pendientes | No | Sí |
| Roles y permisos | Según operación V1 | Sí |
| Auditoría | Historial operativo | Auditoría ampliada |
| Nivel de seguimiento contractual | Oficios y evidencia | Asuntos y pendientes del contrato |
¿No sabe cuál elegir?
Recibir orientaciónCómo funciona
Del registro al historial, en cinco pasos
Configuración
Se configura la organización, usuarios y consecutivos.
Comunicación
Se crea o recibe una comunicación.
Asociación
El documento se asocia a un oficio, contrato o expediente.
Seguimiento
Se asignan estados, responsables y pendientes.
Consulta
Historial y evidencias quedan disponibles para auditoría.
Proyecto o contrato→
Expediente o asunto→
Comunicaciones y soportes→
Responsables y pendientes→
Respuesta o cierre
Flujo operativo reforzado en V2.
Para quién
Perfiles que necesitan trazabilidad documental
Área jurídica
Seguimiento de requerimientos, respuestas, reclamaciones y soportes.
Supervisión e interventoría
Control de comunicaciones técnicas, asuntos abiertos y evidencias.
Correspondencia
Numeración, radicación, estados y conservación documental.
Dirección de proyectos
Visibilidad de asuntos pendientes por contrato o expediente.
Contratistas públicos y privados
Trazabilidad de comunicaciones durante la ejecución contractual.
Áreas administrativas y técnicas
Centralización de documentos, responsables y seguimiento.
Seguridad y trazabilidad
Control operativo sin promesas vacías
Funciones orientadas a trazabilidad y gobierno del proceso. Lo que no está confirmado en el producto no se afirma aquí.
Usuarios y permisos
Roles y permisos para delimitar quién ve y quién actúa.
Historial de actuaciones
Registro de acciones relevantes sobre oficios y expedientes.
Auditoría
Visibilidad de quién hizo qué, según el alcance de cada versión.
Almacenamiento centralizado
Soportes asociados a cada registro en la instancia contratada.
Confirmación humana
Antes de radicar comunicaciones sugeridas desde correo (V2).
Instancia dedicada
Entorno propio; dominio y DNS administrados cuando se contraten.
Seguimiento de apertura
Cuando el servicio está habilitado, el sistema puede registrar eventos de apertura del correo como apoyo al seguimiento de la comunicación. Si se registran datos como IP, dispositivo o ubicación aproximada, su tratamiento se rige por la política de privacidad. No constituye localización exacta ni prueba absoluta de lectura.
RadyTrack Systems es una herramienta de gestión y trazabilidad. Su utilización no sustituye la revisión jurídica, técnica, administrativa o financiera que corresponda a cada contrato.
Implementación
Configuración y acompañamiento para poner el sistema en operación
- 01 Diagnóstico del flujo actual
- 02 Configuración de usuarios, consecutivos y estructura
- 03 Personalización de logo, colores y sello base
- 04 Capacitación
- 05 Puesta en producción
- 06 Ajustes iniciales
- 07 Soporte
Incluido en las condiciones actuales
- 3 horas de formación virtual (máximo 4 sesiones)
- 16 horas hombre para ajustes de flujo en los primeros 30 días
- Logo, colores y sello base sin costo adicional
Migración, integraciones, almacenamiento adicional o desarrollos no incluidos se cotizan según alcance.
Preguntas frecuentes
Respuestas claras antes de decidir
¿Cuál es la diferencia entre V1 y V2?
V1 se centra en numeración, estados y evidencia de oficios. V2 añade organización por contrato/expediente, comunicaciones de entrada, pendientes y un nivel mayor de seguimiento contractual.
¿La V2 incluye automáticamente una licencia V1?
No debe asumirse. V1 y V2 son licencias independientes. Cualquier paquete combinado debe quedar explícito en el contrato comercial.
¿Sirve para contratos públicos y privados?
Sí. Está pensado para organizaciones que ejecutan contratos públicos o privados y necesitan trazabilidad de comunicaciones.
¿Puedo administrar varios contratos?
En V2, la organización por proyecto o contrato permite gestionar múltiples frentes. El alcance exacto depende de la configuración y la licencia contratada.
¿Qué documentos se pueden asociar?
Según el flujo: PDF y EML en legalización de oficios; en V2 también documentos internos y comunicaciones recibidas dentro del expediente.
¿El sistema envía respuestas automáticamente?
El sistema puede proponer relaciones o facilitar el proceso, pero la radicación y las decisiones relevantes deben permanecer bajo confirmación humana.
¿Cómo se controla quién radica una comunicación?
Mediante usuarios, roles y permisos, y —en V2— confirmación humana antes de radicar sugerencias provenientes del correo.
¿Qué significa seguimiento de apertura?
Cuando está habilitado, puede registrar eventos de apertura del correo como apoyo al seguimiento. No garantiza lectura completa ni localización exacta. Ver política de privacidad.
¿Dónde se almacena la información?
En la instancia dedicada contratada, con planes de almacenamiento según licencia y contrato. Dominio y DNS administrados cuando se contraten.
¿Qué capacitación está incluida?
3 horas de formación virtual, máximo 4 sesiones, más 16 horas hombre para ajustes de flujo en los primeros 30 días, según las condiciones actuales del servicio.
¿Se puede personalizar con la identidad de la organización?
Sí: logo, colores y sello base de radicación sin costo adicional, según las condiciones vigentes.
¿RadyTrack Systems reemplaza la gestión jurídica del contrato?
No. Es una herramienta de gestión y trazabilidad. No sustituye la revisión jurídica, técnica, administrativa o financiera que corresponda a cada contrato.
Identifique qué versión se adapta a su operación
Cuéntenos cómo administra actualmente sus oficios, requerimientos y asuntos contractuales. Le ayudaremos a evaluar si necesita RadyTrack Systems V1 o V2.
Contacto
Solicite una demostración
Complete el formulario. Un asesor SDSTI lo orientará según su operación.